Kim Mu May 16, 2020

Innlegget leses best på den opprinnelige studentbloggen

Bilde av Chris Liverani via Unsplash

For noen uker siden skrev jeg om styringssettet OKR og hvordan de største selskapene arbeider med ideer og mål. I det innlegget nevnte jeg også at ambisjoner er bra og viktig, men å ha en struktur som hjelper deg å nå i mål er vel så lurt. Det finnes imidlertid flere måter å organisere ideer på slik at man når målene sine. Google og Twitter er to eksempler på store selskap som bruker OKR-styringssettet. I forbindelse med OKR, har man sikkert også hørt om KPI. Hva er egentlig forskjellen mellom disse to? 

Jeg fant et interessant innlegg av OKR-eksperten Felipe Castro der han forklarer forskjellen mellom OKR og KPI. I forbindelse med ukens bloggoppgave, skal jeg oversette innlegget. 

Hva er KPI? 

KPI, eller Key Performance Indicator, er en av de forkortelsene som ser ut til å bli brukt av alle organisasjoner i verden. Det er bare naturlig at folk lurer på hva forskjellen mellom OKR og KPI er. Utfordringen er at “KPI” kan bety forskjellige ting for forskjellige mennesker, noe som er forvirrende. Gjennom årene har jeg eksperimentert med forskjellige måter å svare på dette spørsmålet, og jeg har endelig funnet et svar som ser ut til å resonnere med mennesker, så jeg bestemte meg for å skrive om det. 

Ikke glem K-en

Det første du må forstå er at OKR er et system som tvinger deg til å separere hva som virkelig er viktig fra resten, og sette klare prioriteter. For å gjøre det, må du lære å si nei – veldig ofte.

If everything is a priority, nothing is.

Denne tilnærmingen er et betydelig avvik fra måten mange organisasjoner måler resultater på. Bedrifter har ofte et månedlig møte der ansatte går over side etter side med KPIer, ofte i flere timer med repetitive oppgaver som gjør hjernen helt nummen. Det er så mye som skjer at ansatte mister synet på hva som er viktig. De drukner i et hav av beregninger og motstridende prioriteringer. 

Mitt råd er klart: Ikke glem K-en. 

Bokstaven K i KPI – og OKR – betyr “key” (altså nøkkel); et fåtall, en håndfull, de viktigste. Bruken av KPI skulle tvinge deg til å skille det som virkelig betyr noe (nøkkelindikatorer) fra resten, men mange glemmer det. Hvis du har 30 såkalte “KPIer”, har du ikke noen – du har bare indikatorer.

Det er grunnen til at vi begrenser antall nøkkelresultater når vi bruker OKR. Jeg er enig med venninnen min Christina Wodtke som sier at “et individuelt lag eller “squad” burde ha bare ett mål i et gitt kvartal, med opptil fem nøkkelresultater (Key Results)”.

Det daglige jobblivet er som å kjøpe dagligvarer 

OKR handler ikke om å måle alt du gjør, ellers vil selskapets OKR-er måtte inkludere nøkkelresultater for å holde lysene på, rengjøre kontoret og lignende. En utmerket måte å forstå forskjellen mellom dine OKR-er og det daglige jobblivet ditt på, er å tenke på målene du har i ditt personlige liv. Det kan være lurt å spare penger på en tur, tilbringe mer tid med familien eller gå ned i vekt. Jeg vedder på at det ikke er et av målene dine å handle på matbutikken, men du må fortsatt gjøre det. Og hvis turene dine til matbutikken begynner å ta så mye av tiden din at det går utover dine personlige mål, må du endre hvordan du gjør dem. 

Når folk sier at de ikke kan oppnå sine OKR-er fordi jobben deres kommer i veien, skyldes det at de ikke forsto hvordan OKR fungerer i praksis. Gode OKR-er tvinger deg til å revurdere aktiviteter med lav prioritet eller aktiviteter som gir lite verdi. Det gjør at du kan redusere og automatisere aktivitetene slik at du kan fokusere på det som er viktigst for deg. 

Dont let day to day work get in the way of achieving what matters most.

OKR handler om å skape en bærekraftig endring i prestasjon 

OKR handler ikke om å måle alt du gjør, men det handler ikke om å bare fokusere på en ting og droppe alt annet heller.

La oss si at du har kritiske tall som svinger eller fluktuerer litt, men det er en klar trend:

Bilde via Felipe Castro på medium.com

En OKR bør forbedre prestasjon over den nåværende trenden: 

Bilde via Felipe Castro på medium.com

OKR handler om å skape en bærekraftig endring. Dette betyr at å “spille spillet” for å produsere en midlertidig forbedring ikke er godt nok. OKR handler om å endre atferd, systemer, verktøy eller prosesser slik at du kan opprettholde nye prestasjonsnivåer. Men du må gjøre det uten å slippe alt annet, så du bør oppnå OKR-ene mens de andre aspektene av virksomheten opprettholder sine tidligere ytelsesnivåer. 

Boken “The 4 Disciplines of Execution” har et bra spørsmål som passer til problemet: “Hvis alle andre områder i vår virksomhet forble på sitt nåværende prestasjonsnivå, hvilket område vil endring ha størst innvirkning?

For å angi gode OKR-er, bør du vurdere de forskjellige aspektene av virksomheten din og identifisere de der en endring i prestasjon vil ha størst innvirkning og samtidig holde de andre elementene i stabil nivå: 

Bilde av Felipe Castro via medium.com

Hva skjer hvis en beregning/KPI som ikke er på OKR-ene begynner å gå bort fra forrige trend? Da må du gjøre noe med det, og det kan hende du til og med på inkludere det på OKRene for å sørge for at det går tilbake dit den skal være. Hvis det skjer noe ustabilt, kan du opprette en OKR for å få den tilbake til en “stabil tilstand”. La oss ta en biltur for å forstå hvordan du kan gjøre dette i praksis. 

Bilturen: Strategi, OKR og overvåke KPI-ene

Tenk deg at du vil ta deg en kjøretur. Det første du må gjøre, er å bestemme deg for hvor du vil dra hen, så du leser på noen reisetips og bestemmer deg for å reise fra Oslo til Kristiansand.

Etter at du har bestemt deg for din destinasjon, setter du deg inn i bilen og taster inn GPS-koordinatorene. GPSen passer på at du kjører i riktig retning og selvfølgelig gjøre justeringer om det er nødvendig. 

Til slutt, mens du kjører til din valgte destinasjon, har din bil et dashboard som måler forskjellige ting og vil fortelle deg, for eksempel, hvor mye bensin du har i tanken. Så lenge tallene er innenfor visse grenser, tenker du ikke over dem – det som tross alt betyr noe er å kjøre dit du vil være. Hvis det derimot viser seg at dashboardet sier at du begynner å gå tom for bensin, må du justere kursen og kjøre mot en bensinstasjon. 

Denne analogien er en flott måte å forstå forskjellen mellom strategi, OKR og overvåking av KPIer:

Bilde via Felipe Castro på medium.com
  • Strategi er prosessen med å bestemme din destinasjon. Det hjelper deg med å bestemme hvor du vil reise
  • OKR er din GPS. Den vil bidra til å se om du er på riktig vei, og korrigere dersom det blir nødvendig. Akkurat som en GPS, hjelper OKR deg ikke med å bestemme hvor du skal, og det vil heller ikke hjelpe deg med å formulere strategien din.
  • Overvåkning av KPI-er er tallene på dashboardet i bilen din – de forteller deg om alt er i orden. 

«Helse-tall»

Overvåking av KPI-er kalles noen ganger for “helse-tall”, da de hjelper deg å spore den generelle helsen til virksomheten. Tenk på dem som regelmessig helsesjekk hos legen: du vil passe på helsen din ofte. Så lenge alle verdier er innenfor normale grenser, trenger du ikke å gjøre noe.

Eksempler på Key Results vs. Overvåkning av KPIer

Eksempel 1:

Trafikken på nettsiden går bra, så du bestemmer deg for å fokusere på konverteringer:

Bilde via Felipe Castro på medium.com

Eksempel 2:

Tallet på antall solgte produkter er stabil, så du bestemmer deg for å fokusere på å øke kundeengasjement:

Bilde via Felipe Castro på medium.com

Eksempel 3:

Selskapet ditt selger et månedlig abonnement, og selv om du kan få mange nye kunder, er kanselleringsraten for høy. Du bestemmer deg for å fokusere på å beholde kundene dine: 

Bilde via Felipe Castro på medium.com

Hva med dine eksisterende KPIer?

Hva skal du gjøre med dine eksisterende KPIer?

Et fåtall av dine eksisterende KPIer er de som er viktigst, og de vil være en del av din OKR (ditt GPS). Prøv å forstå at dine prioriteter kanskje endrer på seg fra en tid til en annen, og dine OKR vil representere det. Dine KPIer pleier å være det samme uansett tid, mens OKR tilpasser seg slik at du kan fokusere på det som er viktigst for deg.

Mange av dine eksisterende KPIer er bare ting du trenger å passe på, og de vil være en del av ditt dashboard. Du må overvåke dem regelmessig, og du må kanskje lage rapporter av dataene du har, men så lenge alle tallene er innenfor visse grenser, trenger du ikke å tenke på dem.

Til slutt, noen av dine eksisterende KPIer må enten bli erstattet eller forkastet. De er kanskje irrelevante eller rett og slett bare dårlige. Et eksempel på dette er indikatorer som bare “måler” aktiviteter i stedet for forretningsresultater.

Suksess handler om langsiktig forandring 

Jeg vil avslutte dette innlegget med noe jeg nylig lærte fra Noelia Fernandez Arroyo, Googles Direktør for Large Consumer Sales for Nord-Europa, som skrev et gjesteinnlegg for denne bloggen sammen med kollega Sameer Rane:

Til syvende og sist er suksess bevist når atferden har endret seg, og du ikke trenger å inkludere det temaet på OKR-ene mer. Alt du trenger er noen grunnleggende forretningsregler for å sikre at ingenting faller utenfor grensene. Enda viktigere er når alle i organisasjonen forstår ordet “hvorfor” bak OKR-ene”. 

// Kim

Innlegget ble originalt skrevet av Felipe Castro